MEJORAR LAS COMUNICACIONES INTERNAS

Artículo publicado el miércoles 1 de octubre de 2008 en
http://serviciosalcliente.blogspot.com

LA PRODUCTIVIDAD EN EL TRABAJO

Los responsables de la comunicación en las empresas saben muy bien que el trabajo sobre la cultura corporativa es un factor clave en la integración de los equipos dentro de la organización.

Es importante comunicar los planes estratégicos de la empresa a fin de obtener el consenso de todos y saber hacia donde se dirigen.

La comunicación integra a todas las áreas y permite:

- Mejorar el clima laboral

- Optimizar las funciones de cada área en pos de los objetivos propuestos

- Consolidar las relaciones y respetar las funciones de los diferentes sectores de la organización.

- Mantener informada a la empresa de temas que ocupan y preocupan

- Reducir los rumores o radio pasillo incrementados por la falta de información

La comunicación efectiva en la Empresa

* Es un vehículo para la transformación de sus integrantes
* Cruza a toda la organización y contribuye al trabajo coordinado
* Propone herramientas que unifican y colaboran en la construcción de una cultura de trabajo en equipo.
* Acerca los líderes a los grupos de trabajo
* Logra que cada empleado sienta que es parte importante de la empresa

¿Como se pueden mejorar las Comunicaciones internas?

Trabajando junto a la Alta Dirección y de la mano de todas las áreas de la empresa, como ser, RRHH, sistemas, Servicio al cliente, marketing, etc.

Los líderes de cada área deben proveer de información a sus grupos de trabajo permanentemente, anticipándose a los nuevos desafíos que buscan y obtener el consenso de todos. De este modo todos los integrantes podrán acompañar positivamente los cambios organizacionales de acuerdo al giro del negocio.

Podemos saber lo que sucede dentro de la organización escuchando a sus integrantes, ¿Qué dicen los rumores? ¿Son positivos o negativos?. Si los mismos son negativos deberemos dar respuesta en forma inmediata ya que el permanecer en silencio solo hace aumentar más el rumor y lo confirma.

Debemos pensar que estamos frente a una sociedad de la información y si no se trabaja en mejorar la comunicación interna estamos contribuyendo a generar una bola de nieve que puede hacer peligrar todos los avances logrados en las diferentes áreas.

Algunas empresas todavía persisten en generar memorándums o comunicaciones muy aisladas sobre las acciones a implementar, las comunicaciones se dirigen en una sola dirección y a veces los comunicados son tan fríos o innecesarios que sus miembros perciben que no pueden interactuar o dar ideas para mejorar situaciones cotidianas. Se les corta de plano la posibilidad de dar un feedback ya que las empresas tienen miedo de preguntar a sus empleados sus opiniones e ideas, piensan que solo están para realizar su trabajo y exigen además una motivación difícil de sostener sin incluirlos.

A la gente no le interesa la formalidad, lo que realmente le importa es lo que piensan los miembros de sus vínculos sociales más importantes. Dentro de la empresa los lideres son aquellos referentes en los que ellos quieren sostenerse pero en incontables oportunidades los mismos dejan de lado las opiniones e ideas prejuzgando que no conocen el negocio, que no aportarán nada importante a la organización, esta forma de pensar puede llevar a más de una empresa a la perdida de estímulos de trabajo por parte de sus empleados, renuncias masivas, por falta de motivación y contención, y puede bajar la calidad del trabajo en la mayoría de los casos. Ni hablar de cómo atender al cliente!!!.

El cliente interno

El cliente interno es el bien mas preciado que tiene la compañía, por eso debemos tener mucho cuidado al comunicar nuestras próximas acciones ya que si queremos un equipo de alto rendimiento debemos dar ese espacio de escuchar lo que tienen para decirnos.

Debemos ir en busca de la interactividad, escuchar las opiniones de los empleados ya que son ellos los que están constantemente con nuestros clientes todos los días, debemos explorar mejores herramientas de comunicación para integrarlos dentro de la cultura de la calidad, del crecimiento, de la mejora continua en nuestro trabajo.

Motivados y sintiéndose parte de la empresa podemos asegurar que la labor rinda sus frutos óptimamente, y mejore día a día, esto fortalece la identidad corporativa y promueve la integración de todas las áreas.

Los empleados deben estar al tanto de los nuevos proyectos, y los lideres deben ser los promotores directos que brinden estas comunicaciones, es importante que los empleados sepan que pueden contar con la Gerencia para plantear sus inquietudes, contar con la información al momento de las novedades tanto sociales como laborales, de seguridad, de salud, de nuevos contratos, etc.

Hacer sentirse seguros e informados es un requisito que todas las empresas deben proveer y no por mero formalismo, porque esto contribuye fuertemente en la cohesión necesaria para cumplir con los objetivos propuestos para cada uno de sus miembros.

Cuando comuniquemos

Cuando comuniquemos la próxima vez, preguntémonos:

¿Estamos siendo claros?

¿Permitimos el feedback?

¿Están todos informados?

¿Qué tan dinámica es nuestra comunicación?

¿Cuál es la frecuencia? ¿Es suficiente?

¿Qué medios o herramientas poseemos para comunicar eficientemente?

¿Podemos crear nuevos canales de comunicación que permitan el crecimiento y la generación de ideas y nuevas propuestas de mejora?

¿Qué estrategias estamos utilizando para convencerlos de tomar el mejor camino hacia los objetivos?

Hoy, en una sociedad tan informatizada no podemos quedarnos en la comunicación verticalista del siglo pasado, debemos dar paso a las nuevas tendencias en lo que refiere a comunicaciones integradas con nuestros clientes internos, evaluemos como estamos comunicando y preguntemos cuales son sus necesidades, ellos nos darán mucha información útil que nos ayudará a mejorar nuestras relaciones en un período sumamente corto.

Patricia González
www.qualityservice.com.ar

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